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¿Cómo hacer etiquetas en Excel correctamente? ¡GuÃa por pasos!
Microsoft Excel es un programa que fue creado con la finalidad de crear hojas de cálculo, gráficas o planillas, sin embargo, se le puede dar un montón de usos y tareas diferentes que puedes realizar usando este software.
Una herramienta muy útil en caso de que necesites crear una secuencia de impresiones o de archivos individuales en una misma hoja de Excel para generar un registro autocompletado, esto quiere decir, que podrás llenar un documento usando varias hojas de este programa para hacer una lista en una tabla .xlsx.
A este proceso se le conoce como etiquetas postales, pero no funciona simplemente con este fin, también podemos utilizarlo con diferentes propósitos, por ejemplo, en caso de tener creada una lista de precios de diferentes productos y debamos etiquetarlos, la mejor manera es hacerlo con este método.
Otro caso en el que podemos utilizarlo es si debes crear una lista para entregar diferentes diplomas o reconocimientos, sólo necesitas crear dos archivos. El primero es una tabla de Excel con los datos de los condecorados y el segundo, un documento con el diseño y ya sólo deberás indicar en el programa dónde quieres colocar cada elemento.
Pasos para crear etiquetas en Excel
Como ya dijimos anteriormente, existen muchos usos que se le pueden dar a esta herramienta, sin embargo, no todas coinciden en que se debe empezar por un archivo Excel. Los pasos que debe realizar con el documento para luego transformarlo en etiquetas son los siguientes:
Crear un libro en blanco en Excel.
En la primera fila deberás colocar los encabezados. Por ejemplo, puedes colocar en diferentes columnas las palabras «nombre, apellido, dirección y código postal». Este un ejemplo, puedes colocarlo como prefieras. También debes tener en cuenta que cada celda de cada fila debe servir como referencia al momento de distribuir los elementos en el otro programa.
Hecho esto, deberás rellenar como corresponde cada categorÃa y la cantidad de filas que realices debe ser igual al de las etiquetas que creaste.
Por último, guarda el documento en el fichero y cierra Excel.
Siguientes pasos
Ya para este momento, debes recordar que esta lista puede ser utilizada con diferentes programas para crear documentos secuenciales, uno de estos es CorelDraw que usa archivos Excel como extensión para generar hojas en un mismo diseño.
Otro programa muy utilizado para este fin es Microsoft Word. Para usarlo debes seguir estos pasos:
Abre la pestaña «correspondencia».
Hazle click a la sección «crear» y elige la opción «etiquetas».
Abrirá una pequeña ventana, en la pestaña «etiquetas» deberás simplemente pulsar el botón de «opciones».
Aparecerá otra ventana donde deberás elegir el tipo de etiqueta que deseas usar. Puedes elegir entre las opciones predeterminadas o personalizarlas según tus necesidades.
Luego haz clic en «aceptar».
Ahora verás una cuadrÃcula con las dimensiones de las etiquetas. Haz clic en el botón «seleccionar destinatarios» y elige la opción «usar una lista existente».
A continuación busca el archivo Excel que creaste anteriormente y ábrelo.
Aparecerá otra ventana donde deberás seleccionar la hoja del libro que contiene los datos y marcar la casilla 51271b25bf